KOMUNIKASI
• Apa itu Komunikasi
• Fungsi Komunikasi
• Proses Komunikasi
• Bentuk Komunikasi
• Hambatan Komunikasi
• Mengatasi Hambatan Komunikasi
• Teknik untuk Berkomunikasi dalam Organisasi
• Sistem manajemen informasi
APA KOMUNIKASI
Morris Philip Wolf dan Shirley Kuiper mendefinisikan komunikasi sebagai "suatu proses berbagi informasi melalui simbol, termasuk kata-kata dan pesan.
Komunikasi dapat terjadi antara atasan dan bawahan, antar sesama, antara manajer dan klien atau pelanggan, antara karyawan dan perwakilan pemerintah, dll. Hal itu dapat dilakukan secara tatap muka, atau melalui materi cetak, atau melalui perangkat elektronik seperti telepon, dll.
Dalam manajemen, komunikasi harus dibuat untuk suatu tujuan dan karena memiliki biaya yang melekat padanya, jadi komunikasi ini harus digunakan secara efektif.
FUNGSI KOMUNIKASI
Komunikasi dapat digunakan untuk melayani salah satu fungsi berikut:
1. Fungsi informasi, Informasi yang disediakan melalui komunikasi dapat digunakan untuk pengambilan keputusan di berbagai tingkat pekerjaan dalam organisasi. Seorang pekerja konstruksi, misalnya, dapat diberikan instruksi tentang penggunaan yang tepat dari peralatan tertentu. Ini nantinya akan memberinya panduan dalam memutuskan peralatan yang akan digunakan dalam keadaan tertentu
Kekhawatiran lain adalah manajer yang ingin memastikan bahwa keputusannya dalam mempromosikan karyawan ke posisi yang lebih tinggi adalah benar. Melalui komunikasi, informasi yang diberikan akan meminimalkan jika tidak menghilangkan risiko.
2. Fungsi Motivasi, Komunikasi juga seringkali digunakan sebagai sarana untuk memotivasi karyawan untuk berkomitmen pada tujuan organisasi.
3. Fungsi control, Ketika dikomunikasikan dengan benar, laporan, kebijakan, dan rencana menentukan peran, memperjelas tugas, wewenang dan tanggung jawab. Kontrol yang efektif kemudian difasilitasi
4. Fungsi Emosi, Ketika perasaan ditekan dalam organisasi, karyawan dipengaruhi oleh kecemasan, yang, pada gilirannya, mempengaruhi kinerja. Apapun jenis emosi yang terlibat, saat kepuasan, ketidakpuasan, kebahagiaan, atau kepahitan, komunikasi menyediakan sarana untuk mengurangi tekanan internal yang mempengaruhi individu.
PROSES KOMUNIKASI
Proses komunikasi terdiri dari delapan langkah yaitu sebagai berikut: mengembangkan ide, menyandikan ide, mengirim, menerima, memecahkan kode, menyetujui, menggunakan, dan memberikan umpan balik.
Mengembangkan Ide
Langkah paling penting dalam komunikasi yang efektif adalah mengembangkan ide. Ini dikatakan penting karena ide yang ingin disampaikan harus berguna atau bernilai. Contoh ide yang berguna adalah bagaimana mencegah kecelakaan di tempat kerja.
Menyandikan Ide
Langkah selanjutnya adalah menyandikan ide tersebut ke dalam kata-kata, ilustrasi, gambar, atau simbol lain yang cocok untuk transmisi. Metode transmisi harus ditentukan terlebih dahulu sehingga ide dapat dikodekan agar sesuai dengan persyaratan khusus dari metode yang diidentifikasi. Contoh pesan yang dikodekan menggunakan telefax sebagai sarana transmisi ditunjukkan pada gambar
6.1.
PERUSAHAAN SAWIT SENJA INDAH
CABANG KOTA BANTEN
LAPORAN PENJUALAN UNTUK JUNI 2015
AREA VOLUME
(dalam drum) JUMLAH
1.
2.
3.
4.
5.
6. 2.000
1.342
2.045
1.089
2.686
3.450 2.000.000
1. 342.000
2.045.000
1.089.000
2. 686.000
3. 450.000
TOTAL 12.612 12.612.000
Disiapkan Oleh :
Ahmad Yusuf
Manajer cabang Mengirimkan
Setelah pengkodean, pesan sekarang siap untuk dikirimkan melalui saluran komunikasi yang tepat. Di antara berbagai saluran yang digunakan termasuk kata yang diucapkan, gerakan tubuh, katakata tertulis, televisi, telepon, radio, cat seniman, surat elektronik, dll.
Transmisi yang tepat sangat penting sehingga pesan yang dikirim akan mencapai dan memegang perhatian penerima. Untuk mencapai hal ini, saluran komunikasi harus bebas hambatan, atau gangguan (kadang-kadang disebut sebagai kebisingan).
Menerima
Langkah selanjutnya adalah proses komunikasi adalah penerimaan pesan yang sebenarnya oleh penerima yang dituju. Persyaratannya adalah penerima siap menerima pada saat yang tepat pesan yang disampaikan oleh pengirim.
Pesan mungkin awalnya diterima oleh mesin atau oleh seseorang. Bagaimanapun, komunikasi berhenti ketika mesin tidak dinyalakan atau disetel untuk menerima pesan, atau orang yang ditugasi menerima pesan tidak mendengarkan atau memperhatikan dengan benar.
Membaca sandi
Langkah selanjutnya, membaca sandi, berarti menerjemahkan pesan dari pengirim ke dalam bentuk yang memiliki arti bagi penerima. Jika penerima mengetahui bahasa dan terminologi yang digunakan dalam pesan, maka pembacaan sandi dinyatakan berhasil dan dapat terssampaikan.
Jika penerima memahami tujuan dan situasi latar belakang pengirim, pembacaan sandi akan sangat ditingkatkan. Dalam praktik hukum, misalnya, deklarasi orang yang sekarat memiliki bobot yang lebih besar.
Menyetujui
Langkah selanjutnya adalah agar penerima menerima atau menolak pesan tersebut. Terkadang, penerimaan (atau penolakan) bersifat parsial. Contoh diberikan sebagai berikut:
Seorang karyawan yang baru diangkat dikirim ke supervisor dengan catatan dari atasannya yang mengarahkan supervisor untuk menerima karyawan ke dalam unitnya dan untuk memberikan pelatihan dan bimbingan yang diperlukan.
Karena supervisor merasa bahwa dia tidak diajak konsultasi dalam proses perekrutan, dia berpikir bahwa satu-satunya kewajibannya adalah menerima karyawan di unitnya dan tidak lebih dari itu. Faktor-faktor yang akan mempengaruhi penerimaan atau penolakan pesan adalah sebagai berikut:
1. keakuratan pesan
2. apakah pengirim memiliki wewenang untuk mengirim pesan dan / atau meminta tindakan.
3. implikasi perilaku untuk penerima.
Menggunakan
Langkah selanjutnya adalah penerima menggunakan informasi tersebut. Jika pesan memberikan informasi yang penting bagi kegiatan yang relevan, maka penerima dapat menyimpannya dan mengambilnya ketika diperlukan. Jika pesan tersebut membutuhkan tindakan tertentu yang harus dilakukan, maka ia dapat melakukannya, jika tidak, ia membuangnya segera setelah diterima. Semua opsi yang disebutkan di atas akan bergantung pada persepsi pesannya.
Berikan umpan balik
Langkah terakhir dalam proses komunikasi adalah agar penerima memberikan umpan balik kepada pengirim. Tergantung pada persepsi penerima, langkah penting ini tidak dapat dilakukan.
Bahkan jika umpan balik disampaikan, itu mungkin tidak mencapai pengirim pesan yang asli.
Ini mungkin disebabkan oleh efek dari hambatan komunikasi.
BENTUK BENTUK KOMUNIKASI
Komunikasi terdiri dari dua bentuk utama:
1. verbal dan
2. nonverbal
KOMUNIKASI VERBAL
adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis atau lisan. Komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena dalam penyampaian ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah dipahami secara baik oleh komunikan.
Komunikasi lisan dilakukan dengan mendengar apa yang dikatakan oleh
komunikator.Komunikasi verbal juga dapat dilihat dari gerakan tubuh seperti ekspresi wajah,gerakan tubuh,dan kontak mata.Tetapi terkadang perasaan,bau,rasa,dan sentuhan juga terlibat.
Terdapat cara alternatif untuk komunikasi lisan yaitu secara tertulis.Komunikasi tertulis yaitu dimana komunikan berusaha berkomunikasi melalui kata-kata yang ditulis di kertas atau media lain.Komunikasi ini kadang-kadang lebih disukai karena lebih hemat waktu dan biaya,jadi jika pengirim tidak bisa hadir untuk bertemu langsung dengan orang yang dituju maka dia dapat menulis surat lalu dikirim ke penerima.Cara lain yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan media seperti percakapan menggunakan telepon.
Komunikasi tertulis juga memiliki kekurangan seperti:
1. Tidak tahanlama, begitu komunikasi selesai, pesan apa yang disampaikan bisa dilupakan.
2. Mudah disalahpahami atau ditafsirkan berbeda, bila apa yang disampaikan didengarkan banyak orang.
3. Tidak disebarkan kepada orang banyak. Sebelum ada media rekaman, hanya orang yang mendengarlangsung yang bisa paham apa yang disampaikan.
4. Tidak digunakan sebagai bukti hukum. Bila ada perselisihan misalnya tentang jual beli, buktilisan tidak dapat digunakan, atau lebih lemah dari bukti tertulis.
KOMUNIKASI NON VERBAL
Komunikasi non verbal adalah proses komunikasi dimana pesan tidak di sampaikan melalui kata-kata.Contohnya adalah menggunakan bahasa tubuh seperti gerakan tubuh,postur,ekspresi wajah,dan tingkah laku.Penggunaan objek seperti pakaian,potongan rambut,dan sebagainya.jenis-jenis komunikasi non verbal antara lain Komunikasi Objek,seperti:
a. Sentuhan: melakukan kontak langsung seperti berjabat tangan,pukulan,menggenggam tangan,dan sebagainya.
b. Kronemik: bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal.
c. Gerakan tubuh: menggerakan tubuh untuk menggantikan suatu kata atau frasa.Misal, menganggukkan kepala untuk menyatakan YA dan menggelengkan kepala untuk menyatakan TIDAK.
Komunikasi Non Verbal juga memiliki manfaat antara lain:
a. Aksentuasi adalah adanya penggunaan ptunjuk non verbal untuk menguatkan pesan yang dikirimkan.
b. Komplemen adalah kode-kode non verbal dan verbal untuk menambah makna satu sama lain.
c. Kontradiksi adalah bahwa terjadi konflik antara pesan verbal dan non verbal
d. Substitusi adalah kode-kode non verbal digunakan untuk menggantikan lambanglambang verbal.
PENGHAMBAT DALAM BERKOMUNIKASI
Berbagai faktor dapat menghambat jalannya komunikasi kapan saja dan setiap saat,faktorfaktor tersebut adalah
1. Hambatan Pribadi
Adalah hambatan yang terjadi di dalam diri sendiri seperti,pengaruh status,perbedaan cara pandang,perbedaan kebudayaan,gangguan lingkungan,gangguan pada media yang digunakan,tidak ada tanggapann dari lawan bicara,penggunaan bahasa yang berbeda,dan sebagainya.
2. Hambatan fisik
Adalah jenis berupa kekurangan fisik seseorang.Seperti,cacat pendengaran(tuna rungu),cacat berbicara(tuna wicara),cacat penglihatan(tuna netra),cacat anggota tubuh(tuna daksa).
3. Hambatan semantik
Adalah hambatan kata-kata yang di pergunakan dalam berkomunikasi karena memiliki arti yang mendua sehingga tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.
MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI
Ketika hambatan komunikasi mengancam kefektifan kinerja,langkah-langkah tertentu harus dapat dilakukan untuk menghilangkan masalah hambatan atau gangguan tersebut.berikut adalah hal yang dapat dilakukan:
a. Gunakan umpan balik untuk memfasilitasi pemahaman dan meningkatkan potensi untuk mendapatkan tindakan yang tepat.
b. Mengulang pesan untuk memastikan bahwa pesan tersebut dapat diterima dengan baik.
c. Empati, penyampaian pesan disesuaikan dengan keadaan penerima.
d. Menggunakan bahasa yang sederhana agar setiap orang dapat memahami isi pesan yang di sampaikan.
e. Penentuan waktu yang efektif,agar pesan disampaikan keadaan penerima siap menerima pesan.
TEKNIK-TEKNIK BERKOMUNIKASI DI DALAM ORGANISASI
Komunikasi dapat diklasifikasikan sebagai jenis aliran pesan secara ke atas,ke bawah atau horizontal.Masing-masing jenis aliran pesan memiliki tujuan dan takniknya sendiri.
• Komunikasi ke bawah
Komunikasi ke bawah mengarah pada arah pesan dari tingkat kekuasaan yang tinggi ke rendah.Tujuan komunikasi ke bawah adalah:
1) Untuk menyampaikan pendapat
2) Mengurangi masalah yang timbul karena kesalahan informasi 3) Membentuk sikap.
4) Untuk memberikan pengarahan.
Tipe komunikasi kebawah secara umum dapat diklasifikasikan kedalam lima tipe sebagai berikut:
1) Interaksi tugas, yaitu merupakan suatu pesan yang disampaikan kepada bawahan.
2) Rasional, yaitu pesan tentang tujuan aktivitas serta bagaimana kaitan aktivitas tersebut dengan aktivitas yang lainnya di dalam organisasi.
3) Ideologi, yaitu mencari sokongan dan antusias dari anggota guna memperkuat loyalitas, moral, dan motivasi.
4) Informasi, yaitu memperkenalkan kepada bawahan pada praktik organisasi, peraturan organisasi, keuntungan, serta kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan intruksi dan rasional.
5) Balikan, yaitu pesan tentang informasi, ketetapan suatu individu dalam melakukan pekerjan.
Diantara teknik yang digunakan dalam komunikasi ke bawah contohnya seperti: Surat,rapat,telepon,dan surat kabar.
Berkas adalah sumber informasi yang penting bagi perusahaan berisi mengenai kebijakan perusahaan,prosedur dan struktur organisasi dalam perusahaan.Menggunakan orang sebagai sumber informasi juga menguntungkan karena tersedia kapan pun dibutuhkan.
Komunikasi kebawah memperhatikan beberapa hal:
1) Masalah dan penolakan terhadap penerspan tujuan.
2) Saran untuk mengembangkan strategi tujuan.
3) Hasil laporan.
4) Arahan kerja dan prosedur serta pelatihan yang rasional.
5) Melakukan umpan balik.
6) Keluhan dan persselisihan yang berhubungan dengan keuangan dan informasi tetang laporan.
• Komunikasi ke atas
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Semua pegawai dalam sebuah organisasi, kecuali mungkin yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas yaitu, setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi. Suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar,lebih tinggi, atau lebih luas merupakan esensi Komunikasi ke atas.
Teknik yang digunakan dalam komunikasi ke atas adalah Prosedur pengaduan formal,survei sikap dan opini,memberikan kebijakan,dan siatem saran.Prosedur keluan resmi,adalah prosedur dari organisasi yang biasanya beroprasi secara efektif menangani masalah karyawan,organsasi juga memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengutarakan keluhan mereka.
Holley dan Jennings mendefinisikan keluhan sebagai perhatian karyawa atas suatu pelanggara yang dirasakan mereka.Komunikasi ke atas memudahkan karyawan meyampaikan saran mereka kepada menejemen.
Prosedur pengaduan dapat terdiri dari satu atau beberapa langkah melalui perundingan bersama untuk mencapai kesepakatan bersama.Kesepakatan harus mengacu pada prosedur yang dijabarkan dalam undang-undang tentang hubungan kerja.
Sikap karyawan dan survei opini.Mencari tahu apa yang sedang dipikirkan para karyawan terhadap perusahaan tersebut sangatlah penting.Bagaimanapun,pelatihan membutuhkan keahlian dan perusahaan mungkin tidak siap dengan hal tersebut.Jika pengoprasian organisasi cukup besar untuk memberikan alasan seperti aktivitas,kemudian hal itu harus dilakukan.Jika bantuan dari luar perusahaan,harus mempertimbangkan manfaat analisis yang digunakan sebagai faktor penentu.
Sistem saran.saran dari karyawan adalah sumber penting karena dapat menghemat biaya dan produksi.Bahkan sebagian besar sarannya dapat berkontribusi pada semangat kerja karyawan.Tiga tahapan sistem saran ada tiga yaitu:
1) Dorongan.Manajemen harus membuat setiap usaha untuk membantu para pekerja mau memberikan saran untuk peningkatan pekerjaan karyawan, tidak peduli seberapa primitif saran itu.Ini akan membantu para pekerja memperluas wawasan dan cara mereka melakukan pekerjaan mereka.
2) Pendidikan.Manajemen harus menekankan pendidikan karyawan sehingga karyawan dapat memberikan saran yang lebih baik. Agar para pekerja untuk memberikan saran yang lebih baik, mereka harus dilengkapi kemampuan untuk menganalisis masalah dan lingkungan. Ini memerlukan pendidikan/pelatihan.
3) Efisiensi.Setelah para pekerja sama-sama tertarik dan berpendidikan, seharusnya manajemen menaruh perhatian besar pada implementasi saran-saran yang akan meningkatkan keuntungan perusahaan lewat efisiensi.
Sistem sarana berfungsi untuk:
• Peningkatan kerja itu sendiri.
• Penghematan energi, material, dan sumber daya lainnya.
• Perbaikan dalam lingkungan kerja
• Ide untuk produk baru
Pembahasan keluhan tak resmi.Pembahasan ini bisa digunakan secara positif karena menejemn tahu cara menangani karyawan.Karyawan merasa bebas untuk berbicara mereka dapat mengungkapkan apa yang dipikirkan upaya ini akan menghindarkan penyebab sebenarnya dari masalah yang ada di perusahaan.
Satuan tugas.Satuan tugas adalah sebuah tim khusus yang dibuat untuk mengerjakan tugas tertentu.Tugas pokok tim ini adalah menjadikan kegiatan investasi nyaman dan lancar,mengeluarkan semua masalah berkaitan dengan investasi,mencari solusi dari masalah yang dihadapi investor,dan memperbaiki sistem investasi.Adapun masalah yang dapat dibantu satuan tugas yaitu,perpajakan dan cukai,tenaga kerja,pencemaran lingkungan,pelayanan perizinan.
Exit Interview.Sebuah wawancara yang dilakukan perusahaan ketika seorang karyawan ingin mengundurkan diri dari perusahaan.Tujuan tersebut adalah supaya perusahaan dapat mengetahui alasan mengapa karyawan tersebut mengunndurkan diri. Biasanya,para karyawan cenderung jujur tentang pengalaman mereka selama bekerja di perusahaan tersebut. Entah manajer mereka yang tidak lagi menyenangkan, kurang dihargai, dan sebagainya. Karena itu,. perusahaan biasanya meminta saran kepada karyawan tersebut tentang apa yang harus dilakukan perusahaan kedepannya.
• Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komuikasi dua arah yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang mempunyai tingkat, kedudukan, dan wewenang yang sama atau pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkatannya.Komunikasi horizontal mengacu pada pesan yang dikirim kepada individu atau keompok yang lain dari tingkat atau posisi organisasi yang sama. Konteks dari komunikasi ini bersifat koordinasi sehingga satu dengan yang lain saling memberikan informasi. Tujuan dari komunikasi horizontal adalah untuk mengatur aktivitas-aktivitas antar lembaga,untuk mengajak orang lain berada dilevel organisasi yang sama,dan untuk menyampaikan informasi tentang aktivitas-aktivitas atau pendapat.Diantara teknik yang tepat untuk komunikasi horizontal adalah memo,telepon,dan kegiatan sosial yang lainnya.
Komunikasi horisontal meliputi:
a) Koordinasi antar departemen.
b) Pemecahan masalah intradepartemen.
c) Saran staf untuk departemen
SISTEM INFORMASI MANAGEMENT
Sistem informasi manajemen adalah Komunikasi yang dapat digunakan untuk melayani informasi dan memecahkan masalah.Ini berati bahwa,cara yang digunakan harus dirancang sehingga memungkinkan organisasi menyerap informasi untuk mengambil keputusan yang efektif.Perusahaan juga telah mengatur sistem untuk mengumpulkan informasi yang akan berguna bagi perusahaan.Kegiatan ini juga mendukung proses bisnis perusahaan untuk kelangsungan perusahaan.Oleh karena itu,untuk menjalankan sistem informasi manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi mengunntungkan bagi perusahaan.
Sistem informasi menejemen didefinisikan oleh Boone dan Kurtz sebagai metode teroganisir untuk menyediakan informasi yang lalu,sekarang,dan yang diproyeksikan pada operasi internal dan intilejen ekternal untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Supaya informasi yang dihasilkan dari sistem informasi dapat berguna bagi manajemen maka analis sistem harus megetahui kebutuhankebutuhan informasi yang dibutuhkan,yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masingmasing tingkat manajemen dan keputusan yang diambil.Tujuannya adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat bagi manajemen baik menyangkut keputusan yang rutin maupun startegis.
Sistem informasi dan hubungannya dengan departemen organisasi yang berbeda
Dengan adanya sistem informasi menejemen keamanan dan kontrol yang bagus maka sistem perdagangan yang menggunakan media elektronik banyak yang menggunakannya.Jadi tidak perlu langsung ke lokasi penjualan karena kita menggunakan media elektronik yang dapat terjangkau kemana saja.
RANGKUMAN
Komuikasi merupakan fungsi vital dari seorang insinyur menejer karena organisasi tidak akan berjalan baik bila kpmunikasi yang efektif.Komunikasi haruslah di kelola dengan baik agar tidak terjadi kesalahan kepada yang menerima informasi.Proses komuikasi bertujuan sebagai pengembangan ide,memecahkan kode,memberikan umpan balik,dan menghubungkan antara satu individu dengan individu lainnya.Pengelolaan komunikasi dapat melalui sistem informasi menejemen dengan menggunakan beberapa saluran komunikasi seperti komunikasi ke atas,ke bawah,maupun horizontal.Saluran-saluran tersebut sanngat berpengaruh terhadap kinerja manusia maupun perusahaan,di dalamnya dapat menghasilkan ide-ide baru yang nantinya dapat menjadi saran bagi yang menerima informasi tersebut.
• Apa itu Komunikasi
• Fungsi Komunikasi
• Proses Komunikasi
• Bentuk Komunikasi
• Hambatan Komunikasi
• Mengatasi Hambatan Komunikasi
• Teknik untuk Berkomunikasi dalam Organisasi
• Sistem manajemen informasi
APA KOMUNIKASI
Morris Philip Wolf dan Shirley Kuiper mendefinisikan komunikasi sebagai "suatu proses berbagi informasi melalui simbol, termasuk kata-kata dan pesan.
Komunikasi dapat terjadi antara atasan dan bawahan, antar sesama, antara manajer dan klien atau pelanggan, antara karyawan dan perwakilan pemerintah, dll. Hal itu dapat dilakukan secara tatap muka, atau melalui materi cetak, atau melalui perangkat elektronik seperti telepon, dll.
Dalam manajemen, komunikasi harus dibuat untuk suatu tujuan dan karena memiliki biaya yang melekat padanya, jadi komunikasi ini harus digunakan secara efektif.
FUNGSI KOMUNIKASI
Komunikasi dapat digunakan untuk melayani salah satu fungsi berikut:
1. Fungsi informasi, Informasi yang disediakan melalui komunikasi dapat digunakan untuk pengambilan keputusan di berbagai tingkat pekerjaan dalam organisasi. Seorang pekerja konstruksi, misalnya, dapat diberikan instruksi tentang penggunaan yang tepat dari peralatan tertentu. Ini nantinya akan memberinya panduan dalam memutuskan peralatan yang akan digunakan dalam keadaan tertentu
Kekhawatiran lain adalah manajer yang ingin memastikan bahwa keputusannya dalam mempromosikan karyawan ke posisi yang lebih tinggi adalah benar. Melalui komunikasi, informasi yang diberikan akan meminimalkan jika tidak menghilangkan risiko.
2. Fungsi Motivasi, Komunikasi juga seringkali digunakan sebagai sarana untuk memotivasi karyawan untuk berkomitmen pada tujuan organisasi.
3. Fungsi control, Ketika dikomunikasikan dengan benar, laporan, kebijakan, dan rencana menentukan peran, memperjelas tugas, wewenang dan tanggung jawab. Kontrol yang efektif kemudian difasilitasi
4. Fungsi Emosi, Ketika perasaan ditekan dalam organisasi, karyawan dipengaruhi oleh kecemasan, yang, pada gilirannya, mempengaruhi kinerja. Apapun jenis emosi yang terlibat, saat kepuasan, ketidakpuasan, kebahagiaan, atau kepahitan, komunikasi menyediakan sarana untuk mengurangi tekanan internal yang mempengaruhi individu.
PROSES KOMUNIKASI
Proses komunikasi terdiri dari delapan langkah yaitu sebagai berikut: mengembangkan ide, menyandikan ide, mengirim, menerima, memecahkan kode, menyetujui, menggunakan, dan memberikan umpan balik.
Mengembangkan Ide
Langkah paling penting dalam komunikasi yang efektif adalah mengembangkan ide. Ini dikatakan penting karena ide yang ingin disampaikan harus berguna atau bernilai. Contoh ide yang berguna adalah bagaimana mencegah kecelakaan di tempat kerja.
Menyandikan Ide
Langkah selanjutnya adalah menyandikan ide tersebut ke dalam kata-kata, ilustrasi, gambar, atau simbol lain yang cocok untuk transmisi. Metode transmisi harus ditentukan terlebih dahulu sehingga ide dapat dikodekan agar sesuai dengan persyaratan khusus dari metode yang diidentifikasi. Contoh pesan yang dikodekan menggunakan telefax sebagai sarana transmisi ditunjukkan pada gambar
6.1.
PERUSAHAAN SAWIT SENJA INDAH
CABANG KOTA BANTEN
LAPORAN PENJUALAN UNTUK JUNI 2015
AREA VOLUME
(dalam drum) JUMLAH
1.
2.
3.
4.
5.
6. 2.000
1.342
2.045
1.089
2.686
3.450 2.000.000
1. 342.000
2.045.000
1.089.000
2. 686.000
3. 450.000
TOTAL 12.612 12.612.000
Disiapkan Oleh :
Ahmad Yusuf
Manajer cabang Mengirimkan
Setelah pengkodean, pesan sekarang siap untuk dikirimkan melalui saluran komunikasi yang tepat. Di antara berbagai saluran yang digunakan termasuk kata yang diucapkan, gerakan tubuh, katakata tertulis, televisi, telepon, radio, cat seniman, surat elektronik, dll.
Transmisi yang tepat sangat penting sehingga pesan yang dikirim akan mencapai dan memegang perhatian penerima. Untuk mencapai hal ini, saluran komunikasi harus bebas hambatan, atau gangguan (kadang-kadang disebut sebagai kebisingan).
Menerima
Langkah selanjutnya adalah proses komunikasi adalah penerimaan pesan yang sebenarnya oleh penerima yang dituju. Persyaratannya adalah penerima siap menerima pada saat yang tepat pesan yang disampaikan oleh pengirim.
Pesan mungkin awalnya diterima oleh mesin atau oleh seseorang. Bagaimanapun, komunikasi berhenti ketika mesin tidak dinyalakan atau disetel untuk menerima pesan, atau orang yang ditugasi menerima pesan tidak mendengarkan atau memperhatikan dengan benar.
Membaca sandi
Langkah selanjutnya, membaca sandi, berarti menerjemahkan pesan dari pengirim ke dalam bentuk yang memiliki arti bagi penerima. Jika penerima mengetahui bahasa dan terminologi yang digunakan dalam pesan, maka pembacaan sandi dinyatakan berhasil dan dapat terssampaikan.
Jika penerima memahami tujuan dan situasi latar belakang pengirim, pembacaan sandi akan sangat ditingkatkan. Dalam praktik hukum, misalnya, deklarasi orang yang sekarat memiliki bobot yang lebih besar.
Menyetujui
Langkah selanjutnya adalah agar penerima menerima atau menolak pesan tersebut. Terkadang, penerimaan (atau penolakan) bersifat parsial. Contoh diberikan sebagai berikut:
Seorang karyawan yang baru diangkat dikirim ke supervisor dengan catatan dari atasannya yang mengarahkan supervisor untuk menerima karyawan ke dalam unitnya dan untuk memberikan pelatihan dan bimbingan yang diperlukan.
Karena supervisor merasa bahwa dia tidak diajak konsultasi dalam proses perekrutan, dia berpikir bahwa satu-satunya kewajibannya adalah menerima karyawan di unitnya dan tidak lebih dari itu. Faktor-faktor yang akan mempengaruhi penerimaan atau penolakan pesan adalah sebagai berikut:
1. keakuratan pesan
2. apakah pengirim memiliki wewenang untuk mengirim pesan dan / atau meminta tindakan.
3. implikasi perilaku untuk penerima.
Menggunakan
Langkah selanjutnya adalah penerima menggunakan informasi tersebut. Jika pesan memberikan informasi yang penting bagi kegiatan yang relevan, maka penerima dapat menyimpannya dan mengambilnya ketika diperlukan. Jika pesan tersebut membutuhkan tindakan tertentu yang harus dilakukan, maka ia dapat melakukannya, jika tidak, ia membuangnya segera setelah diterima. Semua opsi yang disebutkan di atas akan bergantung pada persepsi pesannya.
Berikan umpan balik
Langkah terakhir dalam proses komunikasi adalah agar penerima memberikan umpan balik kepada pengirim. Tergantung pada persepsi penerima, langkah penting ini tidak dapat dilakukan.
Bahkan jika umpan balik disampaikan, itu mungkin tidak mencapai pengirim pesan yang asli.
Ini mungkin disebabkan oleh efek dari hambatan komunikasi.
BENTUK BENTUK KOMUNIKASI
Komunikasi terdiri dari dua bentuk utama:
1. verbal dan
2. nonverbal
KOMUNIKASI VERBAL
adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis atau lisan. Komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena dalam penyampaian ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah dipahami secara baik oleh komunikan.
Komunikasi lisan dilakukan dengan mendengar apa yang dikatakan oleh
komunikator.Komunikasi verbal juga dapat dilihat dari gerakan tubuh seperti ekspresi wajah,gerakan tubuh,dan kontak mata.Tetapi terkadang perasaan,bau,rasa,dan sentuhan juga terlibat.
Terdapat cara alternatif untuk komunikasi lisan yaitu secara tertulis.Komunikasi tertulis yaitu dimana komunikan berusaha berkomunikasi melalui kata-kata yang ditulis di kertas atau media lain.Komunikasi ini kadang-kadang lebih disukai karena lebih hemat waktu dan biaya,jadi jika pengirim tidak bisa hadir untuk bertemu langsung dengan orang yang dituju maka dia dapat menulis surat lalu dikirim ke penerima.Cara lain yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan media seperti percakapan menggunakan telepon.
Komunikasi tertulis juga memiliki kekurangan seperti:
1. Tidak tahanlama, begitu komunikasi selesai, pesan apa yang disampaikan bisa dilupakan.
2. Mudah disalahpahami atau ditafsirkan berbeda, bila apa yang disampaikan didengarkan banyak orang.
3. Tidak disebarkan kepada orang banyak. Sebelum ada media rekaman, hanya orang yang mendengarlangsung yang bisa paham apa yang disampaikan.
4. Tidak digunakan sebagai bukti hukum. Bila ada perselisihan misalnya tentang jual beli, buktilisan tidak dapat digunakan, atau lebih lemah dari bukti tertulis.
KOMUNIKASI NON VERBAL
Komunikasi non verbal adalah proses komunikasi dimana pesan tidak di sampaikan melalui kata-kata.Contohnya adalah menggunakan bahasa tubuh seperti gerakan tubuh,postur,ekspresi wajah,dan tingkah laku.Penggunaan objek seperti pakaian,potongan rambut,dan sebagainya.jenis-jenis komunikasi non verbal antara lain Komunikasi Objek,seperti:
a. Sentuhan: melakukan kontak langsung seperti berjabat tangan,pukulan,menggenggam tangan,dan sebagainya.
b. Kronemik: bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal.
c. Gerakan tubuh: menggerakan tubuh untuk menggantikan suatu kata atau frasa.Misal, menganggukkan kepala untuk menyatakan YA dan menggelengkan kepala untuk menyatakan TIDAK.
Komunikasi Non Verbal juga memiliki manfaat antara lain:
a. Aksentuasi adalah adanya penggunaan ptunjuk non verbal untuk menguatkan pesan yang dikirimkan.
b. Komplemen adalah kode-kode non verbal dan verbal untuk menambah makna satu sama lain.
c. Kontradiksi adalah bahwa terjadi konflik antara pesan verbal dan non verbal
d. Substitusi adalah kode-kode non verbal digunakan untuk menggantikan lambanglambang verbal.
PENGHAMBAT DALAM BERKOMUNIKASI
Berbagai faktor dapat menghambat jalannya komunikasi kapan saja dan setiap saat,faktorfaktor tersebut adalah
1. Hambatan Pribadi
Adalah hambatan yang terjadi di dalam diri sendiri seperti,pengaruh status,perbedaan cara pandang,perbedaan kebudayaan,gangguan lingkungan,gangguan pada media yang digunakan,tidak ada tanggapann dari lawan bicara,penggunaan bahasa yang berbeda,dan sebagainya.
2. Hambatan fisik
Adalah jenis berupa kekurangan fisik seseorang.Seperti,cacat pendengaran(tuna rungu),cacat berbicara(tuna wicara),cacat penglihatan(tuna netra),cacat anggota tubuh(tuna daksa).
3. Hambatan semantik
Adalah hambatan kata-kata yang di pergunakan dalam berkomunikasi karena memiliki arti yang mendua sehingga tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.
MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI
Ketika hambatan komunikasi mengancam kefektifan kinerja,langkah-langkah tertentu harus dapat dilakukan untuk menghilangkan masalah hambatan atau gangguan tersebut.berikut adalah hal yang dapat dilakukan:
a. Gunakan umpan balik untuk memfasilitasi pemahaman dan meningkatkan potensi untuk mendapatkan tindakan yang tepat.
b. Mengulang pesan untuk memastikan bahwa pesan tersebut dapat diterima dengan baik.
c. Empati, penyampaian pesan disesuaikan dengan keadaan penerima.
d. Menggunakan bahasa yang sederhana agar setiap orang dapat memahami isi pesan yang di sampaikan.
e. Penentuan waktu yang efektif,agar pesan disampaikan keadaan penerima siap menerima pesan.
TEKNIK-TEKNIK BERKOMUNIKASI DI DALAM ORGANISASI
Komunikasi dapat diklasifikasikan sebagai jenis aliran pesan secara ke atas,ke bawah atau horizontal.Masing-masing jenis aliran pesan memiliki tujuan dan takniknya sendiri.
• Komunikasi ke bawah
Komunikasi ke bawah mengarah pada arah pesan dari tingkat kekuasaan yang tinggi ke rendah.Tujuan komunikasi ke bawah adalah:
1) Untuk menyampaikan pendapat
2) Mengurangi masalah yang timbul karena kesalahan informasi 3) Membentuk sikap.
4) Untuk memberikan pengarahan.
Tipe komunikasi kebawah secara umum dapat diklasifikasikan kedalam lima tipe sebagai berikut:
1) Interaksi tugas, yaitu merupakan suatu pesan yang disampaikan kepada bawahan.
2) Rasional, yaitu pesan tentang tujuan aktivitas serta bagaimana kaitan aktivitas tersebut dengan aktivitas yang lainnya di dalam organisasi.
3) Ideologi, yaitu mencari sokongan dan antusias dari anggota guna memperkuat loyalitas, moral, dan motivasi.
4) Informasi, yaitu memperkenalkan kepada bawahan pada praktik organisasi, peraturan organisasi, keuntungan, serta kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan intruksi dan rasional.
5) Balikan, yaitu pesan tentang informasi, ketetapan suatu individu dalam melakukan pekerjan.
Diantara teknik yang digunakan dalam komunikasi ke bawah contohnya seperti: Surat,rapat,telepon,dan surat kabar.
Berkas adalah sumber informasi yang penting bagi perusahaan berisi mengenai kebijakan perusahaan,prosedur dan struktur organisasi dalam perusahaan.Menggunakan orang sebagai sumber informasi juga menguntungkan karena tersedia kapan pun dibutuhkan.
Komunikasi kebawah memperhatikan beberapa hal:
1) Masalah dan penolakan terhadap penerspan tujuan.
2) Saran untuk mengembangkan strategi tujuan.
3) Hasil laporan.
4) Arahan kerja dan prosedur serta pelatihan yang rasional.
5) Melakukan umpan balik.
6) Keluhan dan persselisihan yang berhubungan dengan keuangan dan informasi tetang laporan.
• Komunikasi ke atas
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Semua pegawai dalam sebuah organisasi, kecuali mungkin yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas yaitu, setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi. Suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar,lebih tinggi, atau lebih luas merupakan esensi Komunikasi ke atas.
Teknik yang digunakan dalam komunikasi ke atas adalah Prosedur pengaduan formal,survei sikap dan opini,memberikan kebijakan,dan siatem saran.Prosedur keluan resmi,adalah prosedur dari organisasi yang biasanya beroprasi secara efektif menangani masalah karyawan,organsasi juga memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengutarakan keluhan mereka.
Holley dan Jennings mendefinisikan keluhan sebagai perhatian karyawa atas suatu pelanggara yang dirasakan mereka.Komunikasi ke atas memudahkan karyawan meyampaikan saran mereka kepada menejemen.
Prosedur pengaduan dapat terdiri dari satu atau beberapa langkah melalui perundingan bersama untuk mencapai kesepakatan bersama.Kesepakatan harus mengacu pada prosedur yang dijabarkan dalam undang-undang tentang hubungan kerja.
Sikap karyawan dan survei opini.Mencari tahu apa yang sedang dipikirkan para karyawan terhadap perusahaan tersebut sangatlah penting.Bagaimanapun,pelatihan membutuhkan keahlian dan perusahaan mungkin tidak siap dengan hal tersebut.Jika pengoprasian organisasi cukup besar untuk memberikan alasan seperti aktivitas,kemudian hal itu harus dilakukan.Jika bantuan dari luar perusahaan,harus mempertimbangkan manfaat analisis yang digunakan sebagai faktor penentu.
Sistem saran.saran dari karyawan adalah sumber penting karena dapat menghemat biaya dan produksi.Bahkan sebagian besar sarannya dapat berkontribusi pada semangat kerja karyawan.Tiga tahapan sistem saran ada tiga yaitu:
1) Dorongan.Manajemen harus membuat setiap usaha untuk membantu para pekerja mau memberikan saran untuk peningkatan pekerjaan karyawan, tidak peduli seberapa primitif saran itu.Ini akan membantu para pekerja memperluas wawasan dan cara mereka melakukan pekerjaan mereka.
2) Pendidikan.Manajemen harus menekankan pendidikan karyawan sehingga karyawan dapat memberikan saran yang lebih baik. Agar para pekerja untuk memberikan saran yang lebih baik, mereka harus dilengkapi kemampuan untuk menganalisis masalah dan lingkungan. Ini memerlukan pendidikan/pelatihan.
3) Efisiensi.Setelah para pekerja sama-sama tertarik dan berpendidikan, seharusnya manajemen menaruh perhatian besar pada implementasi saran-saran yang akan meningkatkan keuntungan perusahaan lewat efisiensi.
Sistem sarana berfungsi untuk:
• Peningkatan kerja itu sendiri.
• Penghematan energi, material, dan sumber daya lainnya.
• Perbaikan dalam lingkungan kerja
• Ide untuk produk baru
Pembahasan keluhan tak resmi.Pembahasan ini bisa digunakan secara positif karena menejemn tahu cara menangani karyawan.Karyawan merasa bebas untuk berbicara mereka dapat mengungkapkan apa yang dipikirkan upaya ini akan menghindarkan penyebab sebenarnya dari masalah yang ada di perusahaan.
Satuan tugas.Satuan tugas adalah sebuah tim khusus yang dibuat untuk mengerjakan tugas tertentu.Tugas pokok tim ini adalah menjadikan kegiatan investasi nyaman dan lancar,mengeluarkan semua masalah berkaitan dengan investasi,mencari solusi dari masalah yang dihadapi investor,dan memperbaiki sistem investasi.Adapun masalah yang dapat dibantu satuan tugas yaitu,perpajakan dan cukai,tenaga kerja,pencemaran lingkungan,pelayanan perizinan.
Exit Interview.Sebuah wawancara yang dilakukan perusahaan ketika seorang karyawan ingin mengundurkan diri dari perusahaan.Tujuan tersebut adalah supaya perusahaan dapat mengetahui alasan mengapa karyawan tersebut mengunndurkan diri. Biasanya,para karyawan cenderung jujur tentang pengalaman mereka selama bekerja di perusahaan tersebut. Entah manajer mereka yang tidak lagi menyenangkan, kurang dihargai, dan sebagainya. Karena itu,. perusahaan biasanya meminta saran kepada karyawan tersebut tentang apa yang harus dilakukan perusahaan kedepannya.
• Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komuikasi dua arah yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang mempunyai tingkat, kedudukan, dan wewenang yang sama atau pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkatannya.Komunikasi horizontal mengacu pada pesan yang dikirim kepada individu atau keompok yang lain dari tingkat atau posisi organisasi yang sama. Konteks dari komunikasi ini bersifat koordinasi sehingga satu dengan yang lain saling memberikan informasi. Tujuan dari komunikasi horizontal adalah untuk mengatur aktivitas-aktivitas antar lembaga,untuk mengajak orang lain berada dilevel organisasi yang sama,dan untuk menyampaikan informasi tentang aktivitas-aktivitas atau pendapat.Diantara teknik yang tepat untuk komunikasi horizontal adalah memo,telepon,dan kegiatan sosial yang lainnya.
Komunikasi horisontal meliputi:
a) Koordinasi antar departemen.
b) Pemecahan masalah intradepartemen.
c) Saran staf untuk departemen
SISTEM INFORMASI MANAGEMENT
Sistem informasi manajemen adalah Komunikasi yang dapat digunakan untuk melayani informasi dan memecahkan masalah.Ini berati bahwa,cara yang digunakan harus dirancang sehingga memungkinkan organisasi menyerap informasi untuk mengambil keputusan yang efektif.Perusahaan juga telah mengatur sistem untuk mengumpulkan informasi yang akan berguna bagi perusahaan.Kegiatan ini juga mendukung proses bisnis perusahaan untuk kelangsungan perusahaan.Oleh karena itu,untuk menjalankan sistem informasi manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi mengunntungkan bagi perusahaan.
Sistem informasi menejemen didefinisikan oleh Boone dan Kurtz sebagai metode teroganisir untuk menyediakan informasi yang lalu,sekarang,dan yang diproyeksikan pada operasi internal dan intilejen ekternal untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Supaya informasi yang dihasilkan dari sistem informasi dapat berguna bagi manajemen maka analis sistem harus megetahui kebutuhankebutuhan informasi yang dibutuhkan,yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masingmasing tingkat manajemen dan keputusan yang diambil.Tujuannya adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat bagi manajemen baik menyangkut keputusan yang rutin maupun startegis.
Sistem informasi dan hubungannya dengan departemen organisasi yang berbeda
Dengan adanya sistem informasi menejemen keamanan dan kontrol yang bagus maka sistem perdagangan yang menggunakan media elektronik banyak yang menggunakannya.Jadi tidak perlu langsung ke lokasi penjualan karena kita menggunakan media elektronik yang dapat terjangkau kemana saja.
RANGKUMAN
Komuikasi merupakan fungsi vital dari seorang insinyur menejer karena organisasi tidak akan berjalan baik bila kpmunikasi yang efektif.Komunikasi haruslah di kelola dengan baik agar tidak terjadi kesalahan kepada yang menerima informasi.Proses komuikasi bertujuan sebagai pengembangan ide,memecahkan kode,memberikan umpan balik,dan menghubungkan antara satu individu dengan individu lainnya.Pengelolaan komunikasi dapat melalui sistem informasi menejemen dengan menggunakan beberapa saluran komunikasi seperti komunikasi ke atas,ke bawah,maupun horizontal.Saluran-saluran tersebut sanngat berpengaruh terhadap kinerja manusia maupun perusahaan,di dalamnya dapat menghasilkan ide-ide baru yang nantinya dapat menjadi saran bagi yang menerima informasi tersebut.
Komentar
Posting Komentar